Mindset

Calendar blocking

Druk, druk, druk. Zo voelt het leven voor mij regelmatig. Ik moet nog zoveel taken doen. Huishouden, werk, sporten, blog, vriend(en), vriend, familie, rijlessen. De taken stapelen als maar op en het voelt alsof er niks meer bij kan. Zo af en toe glipt er nog iets tussendoor 😅 Het was dus hoog tijd om dit aan te pakken! Vandaag ga ik het hebben over hoe calendar blocking zorgt voor overzicht in mijn drukke chaos.

Wat is calendar blocking?

Het is al te horen in de naam zelf. Calendar blocking is het blokkeren van je agenda voor taken. Als ik al mijn blokken heb ingepland heb ik een mooi overzicht met wanneer ik wat doe. Ook zie ik gelijk waar nog plek is voor eventuele andere afspraken! Zo weet ik gelijk of ik een terrasje van het weekend kan pakken of niet 😏

Eerst een stap terug

Je kan je vast wel voorstellen als ik elke losse taak inplan in mijn agenda het een gigantische chaos word. Ik plan dan ook niet alle losse taken in. Ik denk dat ik dat ook niet helemaal aan kan 😅 Wat ik in plan is wanneer ik bezig ben met welke categorie. Ik heb mijn gigantische to do lijst erbij gepakt en gekeken wat pas er bij elkaar? Welke prioriteiten heb ik op het moment? Zo ben ik op de volgende categorieen terecht gekomen:

  • Afspraken
  • Werk
  • Huishouden
  • Sporten
  • Rijles
  • Vrije tijd

Iets wat ik regelmatig bij andere mensen zie is dat ze ook hun reistijd en wanneer ze slapen afblokken. Zelf houd ik hier rekening mee bij het inplannen. Ik vind die witte stukken iets meer rust uitstralen. Ieder zijn ding 😉

Digitaal of papier?

Ondanks dat ik graag alles ouderwets opschrijf, gebruik ik voor calendar blocking liever een digitale agenda. Vooral omdat ik weleens wil schuiven met mijn blokken. Ik hou van de flexibiliteit bij digitaal plannen. Mocht je het ook willen proberen, maar liever op papier is het belangrijk om een agenda te hebben met een tijdlijn. Zoals de Passion Planner of Structuurjunkie planner. Nog een aanrader is om te kijken voor Mildliners. Dat zijn markeerstiften die iets minder IN YOUR FACE zijn als de traditionele kleuren.

Mocht je net als ik beschikken over een tablet met pen. Dan kan je ook overwegen om een papierenversie digitaal te hebben. 🤔 Zo kan je gratis PDFs van Passion Planner downloaden en op schrijven met je tablet. Zelf gebruik ik de iPad 2018, Apple Pencil en de app Goodnotes voor dat soort projecten. Ook handig als je zo’n agenda eerst wil proberen. Toch blijf mijn voorkeur bij Google Agenda 😉

Beginnen met afblokken

Nu we categorieen hebben, kunnen we beginnen met afblokken. Ik begin altijd met afspraken. Die zijn meestal al van te voren gepland en staan al vast. Heb je komende week afspraken, maar je weet nog niet wanneer ze zijn of ze zijn nog niet definitief? Regel zo snel mogelijk dat dit definitief wordt. Als dat niet kan, kan je wel alvast concept afspraken erin zitten. Zelf zet ik voor de afspraak dan “(concept)” zodat ik weet dat het nog kan veranderen. Een mooi voorbeeld is dat ik weet dat komende maandag iemand langs komt voor de wasmachine, maar nog niet hoelaat. Ik zet alvast een concept in mijn agenda zodat ik er rekening mee kan houden. Terwijl ik bezig ben met afspraken zet ik ook alvast blokken neer voor wanneer ik werk en blokken voor mijn praktijk rijlessen.

Nu alle vaste data erop staat is het tijd voor de andere categoriën. Zelf begin ik het liefste zo makkelijk mogelijk. Een goed voorbeeld is daarvoor is sporten. Daarbij heb ik al doel om 3 keer per week te sporten en ik weet dat ik daar steeds 3 uur aan kwijt ben. Nu plaats ik deze 3 blokken in mijn agenda. Een ander doel dat ik heb is elke avond even te lezen. Dus ik blok een halfuur om te lezen af. Zo werk ik eerst mijn doelen af en kom ik vanzelf bij de moeilijkere categorieën zoals huishoud.

Huishoud is bij mij echt een horror categorie, want ik heb nog steeds niet een duidelijke regelmaat in mijn huishouden. Hierdoor stapelen mijn taken gigantisch op. Dus ik weet dat ik er best wel wat tijd aan moet besteden. Wat ik ook weet is dat te lang achter elkaar voor mij niet werkt. Dus ik doe maximaal een uurtje op een dag (als het past) inplannen.

Een heel leuke categorie is natuurlijk vrije tijd. Deze plan ik op het einde in waar nog ruimte is. Als er geen ruimte meer is dan begin ik een beetje te schuiven met de andere blokken, want vrije tijd is ook belangrijk! Als ik te weinig vrije tijd heb dan klap ik dicht. Dan wil ik niks meer doen. Dus zorg ervoor dat je in iedergeval wat me-time voor jezelf inplan!

Stel nou dat je een rustige week heb. Je hebt al je categorieen afgewerkt, maar er is nog veel witruimt over. Je kan twee dingen doen. 1. Verder opvullen met categorieen. Of 2. Leeg laten. Een soort joker die je dan zelf kan invullen.

To do lijsten

Nu pakken we onze gigantische to do lijst er weer bij. Het is tijd om deze bad boy eens aan te pakken. We verdelen de taken over de verschillende categorieen. Wanneer het tijd is voor die categorie hoef je zo maar 1 to do lijst erbij te pakken. De rest is een probleem voor later. Je kan deze lijsten op verschillende manieren doen. Zelf heb ik 3 manieren.

Manier 1: In de agenda zelf

Onder het stukje notities zet ik in het blok wat ik dan ga doen. Zo staat het allemaal handig bij elkaar.


Manier 2: Google Keep

In Google Keep kan je afstreeplijstjes maken. Ik maak per onderwerp een aparte notitie aan. Deze krijgt dezelfde kleuren als ik gebruik bij het afblokken zodat makkelijk te zien is welke lijst ik moet pakken.

Manier 3: Goodnotes

Soms vind ik het fijn om alles uit te schrijven ipv te typen. Dan doe ik dat via Goodnotes. Daar heb ik een apart notitieboek in gemaakt met allemaal to do lijsten. Boven aan de pagina zet ik met een markeerstift de kleur voor de categorie meer. Zo kan ik in het overzicht makkelijk de lijsten terug vinden.

Naleven

Calenda blocking werkt alleen maar als ik het ook goed naleef. Ik ga eerlijk toegeven, ik ben niet perfect. Afgelopen week heb ik een hoop blokken overgeslagen en bijvoorbeeld dit artikel is een week laat 😅 Oeps. Het blijft uiteindelijk een proces van proberen en aanpassen. Van fouten maken leer je nou eenmaal het meeste. Dus als jezelf het gaat proberen, laat je niet ontmoedigen als je niet perfect ben!

Maak jij al gebruik van calendar blocking?



1 thought on “Calendar blocking

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.